Haal alles uit Office 365! #1: Introductie

office365-01

Omschakeling

Steeds meer bedrijven schakelen over naar Office 365, met een reden! Met Office 365 heeft u altijd toegang tot de nieuwste versies van de welbekende Office applicaties zoals Word, Excel of Outlook. Zo werkt u altijd met de nieuwste versie. Het grote voordeel van Office 365 is dat u overal (met internetverbinding) bij uw bestanden kunt komen omdat er in de 'cloud' wordt gewerkt, dit maakt bijvoorbeeld thuis werken al een stuk minder omslachtig. Met het werken in de cloud is het zelfs mogelijk om met meerdere collega's in hetzelfde document te werken, ideaal!

Kennis van de functies?

​Office 365 is dus makkelijk en handig in gebruik, maar waar vaak te weinig aandacht aan wordt geschonken is dat Office 365 een breed scala aan functies met zich meebrengt. Iedereen kent wel Word, Powerpoint, Excel en Outlook, maar er is meer! We merken dat de kennis over deze andere functies vaak nihil is, terwijl deze functies zeker een meerwaarde bieden. Daarom hebben we bij DBKC besloten om hier een serie blogs aan te wijden, zodat onze klanten werkelijk alles uit hun Office 365 pakket kunnen halen! In de komende weken zullen de functies van Offfice 365 uitgebreid aan bod komen, waardoor u aan het eind van de serie in grote lijnen het volledige aanbod van Office 365 tot u heeft kunnen nemen. Hou dus zeker onze website en social media in de gaten als u niets wilt missen over de mogelijkheden van Office 365 bij DBKC

Applicaties

In de eerste reeks blogs willen wij eerst de aandacht schenken aan de onderstaande applicaties. Deze applicaties worden even kort beschreven, waardoor u al een beetje kennis kunt maken met de mogelijkheden van Office 365. In de komende weken zullen we hier dieper op ingaan. 

​Teams

​Teams is een samenwerkingstool in Office 365. Met Teams kunt u binnen uw organisatie overleggen, chatten, bestanden delen, bellen of zelfs uw scherm delen met uw collega. Door Teams kunt u snel iets vragen aan een collega door middel van de chat, dit werkt een stuk sneller dan email en is minder hinderlijk dan bellen. 

Ook is het mogelijk om in bepaalde 'groepen' te chatten, waardoor er bijvoorbeeld binnen een afdeling snel informatie uitgewisseld kan worden. Een stuk overzichtelijker dan email! Met de chatfunctie is het ook mogelijk om bestanden, foto's en agenda-afspraken te versturen. 


Power automate

Met Power automate (voorheen 'Flow') kunt u applicaties en diensten van Microsoft met elkaar verbinden, zo kunt u bijvoorbeeld taken automatiseren. Dit klinkt natuurlijk allemaal heel leuk, maar even concreet, wat kunt u ermee doen?

Met Power automate kunt u bijvoorbeeld wanneer u zowel gebruikt maakt van Google Agenda als Office 365 Agenda deze met elkaar laten synchroniseren, u krijgt dan een melding dat een afspraak van Google Agenda ook in uw Office 365 agenda is geplaatst. Dit hele gebeuren wordt een 'stroom' genoemd. U kunt zelf een 'stroom' aanmaken, of kiezen uit de vele 'stromen' die al aangemaakt zijn door andere gebruikers. De komende blogs zullen hier dieper op ingaan. 



Planner

De volgende tool is wellicht een van de meest handige tools die Office 365 biedt. Microsoft planner is een tool waarmee u projecten en taken kunt plannen. Dit kan binnen een bepaald team, of gewoon voor uw eigen taken. Planner geeft een snelle weergave welke werkzaamheden er wanneer en door wie worden gedaan. 

Vaak wordt als planner een externe app gebruikt, zoals Trello. Wat is dan het voordeel om over te schakelen naar Planner als u een Office 365 pakket heeft aangeschaft? Met planner kunt u eenvoudiger uw team toevoegen aan uw taken, waardoor er samen gewerkt kan worden aan verschillende taken. Verder kunt u planner ook gebruiken via de mobiele apps, waardoor u ook snel vanaf uw mobiele apparaat uw taken kunt bekijken. Ook kunt u taken die bijvoorbeeld iedere week uitgevoerd moeten worden elke week automatisch terug laten komen, door middel van Power Automate. In de komende weken zal dit tot in detail worden uitgelegd. 


Onedrive

Eén van de meest bekende functies uit dit rijtje is Onedrive. Onedrive is de cloudopslag die u krijgt bij Office 365. Via onedrive kunt u bestanden eenvoudig delen met uw collega's en kunt u vanuit elke locatie (indien u verbonden bent met internet) uw bestanden bereiken. Als Onedrive al ingesteld staat op uw pc of mobiele apparaat kunt u ook offline verder werken, mocht het internet een keer uitvallen, dan is dit geen probleem. Zodra de internetconnectie weer bereikbaar is worden de bestanden weer automatisch gesynchroniseerd. 


Sharepoint online

Sharepoint begon als een applicatie voor het opslaan en delen van bestanden. Ondertussen is Sharepoint heel wat meer, waardoor Sharepoint toch heel interessant is voor bedrijven. Sharepoint wordt meestal gebruikt als een interne website, ook wel een intranet genoemd. Hier kan bijvoorbeeld intern nieuws gedeeld worden. Sharepoint kan ook weer opgedeeld worden in bepaalde teams, waardoor bijvoorbeeld afdelingen binnen uw bedrijf gericht samen kunnen werken. 

Hierin kan een online documentenbibliotheek aan worden gemaakt, kunnen handboeken of procedurehandboeken als pagina ingesteld worden, kunt u tegelijkertijd met uw collega werken aan hetzelfde document of kunt u een speciale projectpagina aanmaken. De mogelijkheden van Sharepoint zijn ook weer zeer divers, en daar zal in de komende weken ook aandacht aan geschonken worden.



Blogserie

​Zoals in de eerste paragraaf al is aangegeven zal Office 365 het onderwerp van onze nieuwe serie: 'Haal alles uit Office 365!' In de volgende blog zullen we dieper ingaan op het eerste onderwerp: Microsoft Teams. Hou dus onze website in de gaten als u niets wilt missen over de mogelijkheden van Office 365!

Haal alles uit Office 365! #2: Microsoft Teams
Maak kennis met ons team! #1: Gerdine Hoegée

“Ook op het gebied van maritiem zijn ze sterk. Dat is een goede zet, dat je op alle vlakken bij ze terecht kan.”

Jelle Kaptein
Systeembeheerder VCU
Volg ons    

Disclaimer & Algemene voorwaardenPrivacy