Haal alles uit Office 365! #2: Microsoft Teams
In de vorige blog van 'Haal alles uit Office 365!' ging het over de applicaties die in deze serie behandeld zullen worden. Vandaag is Microsoft Teams aan de beurt. Microsoft teams is een chatdienst die (vooral) intern in het bedrijf gebruikt kan worden. Niet zomaar een chatdienst, maar eentje die helemaal integreert met de functies van Office 365 waardoor eenvoudig bestanden gedeeld en bewerkt kunnen worden. Microsoft Teams vervangt eigenlijk het hele interne e-mailverkeer, waardoor er veel sneller geschakeld kan worden.
Wat kunt u met Teams?
Microsoft Teams heeft veel handige functies die uw werk makkelijker kunnen maken. We zetten ze even op een rijtje:
- Individueel of in (verschillende) groepen/afdelingen chatten
- Bestanden delen
- Agendabeheer (Office 365)
- Bellen
- Videobellen
- Scherm delen
- Integratie met andere Office 365 applicaties
Chatten en bestanden delen
Wanneer u Teams installeert binnen uw organisatie en deze verbindt, kunt u uw collega's berichten sturen. Op de afbeelding hiernaast zien we een profiel. Zoals u kunt zien is het mogelijk om aan te geven wanneer u niet gestoord wilt worden, dit is te zien aan het rode balletje en de tekst: 'In een vergadering'. Zo hoeft u dus niet bang te zijn dat u constant gestoord wordt in uw werkzaamheden.
Wanneer u een gesprek start kunt u chatten, dit spreekt voor zich. Ook kunt u bestanden versturen, net zoals bij e-mail. Hiernaast ziet u dat u bestanden van uw Onedrive direct kunt versturen. Dit komt omdat Microsoft Teams gekoppeld is met Onedrive. Onedrive is het online cloudopslag platform van Microsoft, wat ook weer onderdeel uitmaakt van Office 365. Het is ook mogelijk om bestanden direct vanaf uw computer te uploaden.
Agendabeheer
Het sturen van smileys, stickers en GIFS is een leuke toevoeging, maar dat spreekt natuurlijk voor zich. De volgende belangrijke functie is dat u direct vergaderingen kunt inplannen met de persoon waarmee u chat. Dit is de knop bij de rode pijl.
Als u op deze knop drukt krijgt u een venster te zien waarin u een vergadering kunt inplannen. Deze wordt direct verwerkt in de agenda van Office 365, dus deze is ook gelijk te zien in alle Microsoft applicaties.
Bellen en videobellen
Bij een chatsessie vindt u rechtsboven het scherm nog drie knoppen. Van links naar rechts: videobellen, bellen en uw beeldscherm delen. Indien u beschikt over een webcam kunt u videobellen, zodat u ook bijvoorbeeld online kunt vergaderen. Het bellen spreekt eigenlijk voor zich, uw computer moet alleen wel over een microfoon beschikken.
Scherm delen
Bij het delen van het beeldscherm krijgt de ander uw beeldscherm te zien. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer u iets wil laten zien wat zich op uw computer afspeelt. Ook is het mogelijk om de besturing aan de ander te geven, waardoor uw computer op afstand bestuurd kan worden door bijvoorbeeld uw collega.
Integratie met andere (Office 365) applicaties
In Teams kunt u nog honderden applicaties toevoegen, zo krijgt u de vrijheid om zelf te bepalen welke applicaties u wil gebruiken. Voorbeeld: Wanneer u Microsoft Planner gebruikt, kunt u deze ook in Microsoft Teams plaatsen, waardoor de taken van Microsoft Planner ook direct in Microsoft Teams te vinden zijn.
Tot zover de uitleg in vogelvlucht van Microsoft Teams. Volgende keer zal het gaan over Microsoft Power Automate, benieuwd naar deze relatief onbekende tool? Hou dan onze blogpagina en Linkedin in de gaten!