Haal alles uit Office 365! #3: Microsoft Power Automate

Haal alles uit Office 365! #3: Microsoft Power Automate

Vorige keer was Microsoft Teams aan de beurt, in deze blog zal het gaan over Microsoft Power Automate (voorheen Microsoft Flow). Met Microsoft Power Automate kunt u werkstromen creëren tussen apps, bestanden en gegevens om zo taken te kunnen automatiseren. Dit klinkt allemaal heel ingewikkeld, hoe kunt u nu profiteren van Power Automate? In deze blog willen we proberen om daar een antwoord op te geven!.


Wat kunt u met Power Automate?

​Power Automate is volledig naar uw wensen te configureren. De mogelijkheden zijn dus eigenlijk eindeloos, door zelf werkstromen te creëren kunt u zelf bepalen wat u wilt bereiken. Een simpel voorbeeldje is bijvoorbeeld dat bijlagen uit uw email inbox direct worden opgeslagen in uw Onedrive, of bijvoorbeeld dat er automatisch een bericht wordt gestuurd wanneer er een nieuwe taak is aangemaakt in Microsoft Planner. Ook Power Automate is volledig compatibel met elke andere Office applicatie, waardoor u met elke Office applicatie een geautomatiseerd proces kunt starten. 


Sjablonen

U hoeft niet per se zelf werkstromen te creëren. Er staan honderden sjablonen klaar die u direct kunt gebruiken. Op de afbeelding hiernaast ziet u een paar van deze sjablonen. Zo hoeft u zelf eigenlijk niks meer in te stellen en kunt u gelijk gebruik maken van de functie die het sjabloon met zich mee brengt. 

Zoals u ziet, genoeg keus! Het instellen van deze sjablonen is eigenlijk een kwestie van een paar klikken en spreekt voor zich. Ook is het mogelijk om vanuit een sjabloon dingen aan te passen, zodat u het sjabloon aan uw wensen kunt aanpassen. 


Zelf werkstromen maken

​Door zelf werkstromen te maken, kunt u precies maken wat u zelf wil. U kunt een werkstroom creëren door op de knop 'maken' in de zijbalk te klikken. 

Als u op de knop 'maken' klikt, kunt u kiezen uit de volgende stromen:

  • Geautomatiseerde stromen
  • Directe stromen
  • Geplande stromen

Hieronder gaan behandelen we elke stroom even kort, zodat u wat meer inzicht krijgt in de mogelijkheden van Power Automate.​


Geautomatiseerde stroom

Bij het maken van een geautomatiseerde stroom creëert u een stroom die volautomatisch constant actief is. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat wanneer iemand een bestand aanmaakt in uw Onedrive, u een e-mail notificatie ontvangt op uw e-mailadres. 

De mogelijkheden zijn eindeloos, dus laat dit voorbeeld u niet beperken in uw creativiteit. Zelf ontdekken en bekijken resulteert vaak in nuttige stromen.


Directe stroom

Bij een directe stroom kunt u handmatig de stroom activeren en deactiveren. Dit kan ook vanaf uw smartphone. In het voorbeeld hiernaast is te zien dat wanneer de stroom is geactiveerd, er een e-mail wordt gestuurd naar uw e-mail adres, zo wordt u herinnerd aan het feit dat de stroom actief is.

Ook wordt bij deze stroom een notificatie verzonden naar uw smartphone, wanneer u een e-mail ontvangt van een vooraf bepaald e-mail adres. Zo kan het zijn dat u zit te wachten op een belangrijk mailtje. Als dit mailtje dan binnenkomt, ontvangt u gelijk een push bericht op uw smartphone. 


Geplande stroom

Bij een geplande stroom kunt u vooraf plannen wanneer de stroom in kwestie geactiveerd moet worden. Bijvoorbeeld: Elke maand moet uw personeel op de 24e haar declaraties indienen. 

U kunt instellen dat uw hele bedrijf op de 24e een melding krijgt dat het tijd is voor de declaraties. Zo vergeet niemand het indienen van de declaraties!


Microsoft Power Automate

​U weet nu wat stromen zijn, hoe u deze kunt creëren en welke verschillen er zijn tussen de stromen. Dit is eigenlijk de basiswerking van Microsoft Power Automate. Door even tijd te nemen om u wat te verdiepen in de verschillende mogelijkheden kunt u veel tijd besparen door bepaalde processen te automatiseren. 

Uiteraard kunt u altijd bij ons terecht als u vragen heeft over de functies en mogelijkheden van Office 365. Werkt u zakelijk nog niet met Office 365? Dan kunt u altijd bij ons terecht voor een vrijblijvend gesprek, waarin we u uitleggen wat Office 365 u allemaal kan bieden. In de volgende blog zal het gaan over Microsoft Planner, de Planningstool van Office 365. Meteen weten wanneer de nieuwe blog online is? Hou dan onze LinkedIn pagina in de gaten!

Maak kennis met ons team! #3: Lennard Baarssen
Maak kennis met ons team! #2: Jacob Bakker

“Ook op het gebied van maritiem zijn ze sterk. Dat is een goede zet, dat je op alle vlakken bij ze terecht kan.”

Jelle Kaptein
Systeembeheerder VCU
Volg ons    

Disclaimer & Algemene voorwaardenPrivacy